Ons privacy beleid voor klanten en leveranciers

Hoe en waarom verzamelt FMA B.V. persoonsgegevens?

FMA B.V. verzamelt persoonsgegevens bij de uitvoering van haar werkzaamheden. In de meeste gevallen gaat het om gegevens die zij opvraagt bij de betrokkene of die de betrokkene uit zichzelf verstrekt. Denk daarbij aan een eerste telefoongesprek tussen FMA B.V. en een (potentiële) klant of aan de situatie dat een (potentiële) klant een mailtje stuurt aan FMA B.V.

Bij de verwerking van persoonsgegevens gaat FMA B.V. zo zorgvuldig mogelijk te werk. Een essentieel onderdeel van die zorgvuldigheid is transparantie. FMA B.V. vindt het belangrijk dat derden en betrokkenen inzicht hebben in de manier waarop zij persoonsgegevens gebruikt en de achterliggende redenen daarvoor. Daarom heeft zij dit statement opgesteld. Als je na het lezen van dit statement nog vragen of opmerkingen heeft, kun je contact opnemen met FMA B.V. Dat geldt natuurlijk ook als je één van de hieronder beschreven rechten zou willen uitoefenen of als je een klacht hebt. Het volledige adres en de naam van de contactpersoon vind je onderaan dit statement.

Wie is FMA B.V. precies?

FMA B.V. geldt als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Zij is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30114366, gevestigd aan De Liesbosch 40 te Nieuwegein, bereikbaar op telefoonnummer 030 – 287 51 20 en per mail op info@fma.nl.

Heeft FMA B.V. een Functionaris Gegevensbescherming?

FMA B.V. heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Zij heeft wel een medewerker aangewezen die als eerste aanspreekpunt geldt waar het gaat om privacy en persoonsgegevens. Het betreft mevrouw A. van der Heeden. Het volledige adres vind je onderaan dit statement.

Welke persoonsgegevens verwerkt FMA B.V. en waarom doet zij dat?

FMA B.V. verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, om verschillende redenen. De gegevens die zij het meest verwerkt zijn:

• Identificatiegegevens (naam, mailadres, contactpersoon, telefoonnummer, KvK-nummer);
• Locatiegegevens (post- en/of vestigingsadres);
• Financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaalgegevens).

Bij een sollicitatie verwerkt FMA B.V. nog aanvullende gegevens, dit is te vinden in ons recruitment privacy statement. Dit statement vind je onderaan dit document.

Als je de website van FMA B.V. bezoekt, verwerkt zij ook nog andere gegevens dan hiervoor aangegeven. Dat kan gaan om:

• Informatie over het apparaat, locatie, softwaregebruik en dergelijke.

Het eerste hoofddoel van deze verwerking is om een overeenkomst met de klant tot stand te kunnen brengen. Daarvoor moeten FMA B.V. en de klant immers met elkaar kunnen communiceren. Denk bijvoorbeeld aan het inventariseren van de wensen van de klant en het opstellen van een offerte.

Het tweede hoofddoel is om de gesloten overeenkomst uit te kunnen voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld om periodiek overleg over de voortgang.

Het derde hoofddoel is om facturatie van de werkzaamheden c.q. dienstverlening mogelijk te maken, alsook om betaling (en desnoods incasso) te faciliteren.

Het vierde hoofddoel is marketingactiviteiten uitvoeren met als doel meer klanten te krijgen of een grotere naamsbekendheid te verwerven.

Het laatste hoofddoel is om de klant te kunnen informeren over ontwikkelingen die relevant voor hem of haar kunnen zijn.

Mág FMA B.V. die gegevens verwerken?

FMA B.V. verwerkt persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om een overeenkomst met een klant en/of een leverancier tot stand te brengen of uit te voeren. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een offerte gevraagd wordt, als een bestelling geplaatst wordt of als FMA B.V. zelf een bestelling plaatst. Verder verwerkt FMA B.V. persoonsgegevens als haar eigen belangen dat rechtvaardigen. Dat zal het geval zijn als het voor FMA B.V. redelijkerwijze onmogelijk is om haar werkzaamheden uit te voeren zonder die gegevens te verwerken. Ten slotte vraagt FMA B.V. in sommige gevallen (ook nog) toestemming om de gegevens te mogen gebruiken. De rechtsgrond(en) voor verwerking zijn dus:

• dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene een partij is, of geschiedt op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst;
• dat verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van FMA B.V. (of een derde);
• dat betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking.

Ten aanzien van categorie (ii) geldt dat het in alle gevallen gaat het om verwerkingen die voor FMA B.V. noodzakelijk zijn om haar dienstverlening te kunnen realiseren. Zij kan simpelweg haar werkzaamheden niet doen, zij kan niet communiceren, zij kan geen bedrijven en kandidaten matchen, enz. zonder gebruik te maken van de persoonsgegevens van de klant. Daarom heeft zij een gerechtvaardigd belang bij die verwerkingen. FMA B.V. meent dat dit belang, wanneer het wordt afgewogen tegen het belang van de betrokkene, voorrang moet krijgen. Redengevend daarbij zijn twee overwegingen. Ten eerste het feit dat FMA B.V. uit ervaring weet dat dergelijke verwerkingen in de regel niet op bezwaren stuiten. FMA B.V. neemt dat daarom tot uitgangspunt. Ten tweede het feit dat FMA B.V. de gegevens niet langer dan nodig bewaart. Om niettemin de rechten van de betrokkene zoveel als mogelijk te respecteren, maakt FMA B.V. alleengebruik van de gegevens die noodzakelijk zijn om het doel te verwezenlijken.

Ten aanzien van categorie (iii) geldt dat gegeven toestemming te allen tijden weer ingetrokken kan worden, zonder opgaaf van reden.

Komen die persoonsgegevens ook bij anderen terecht?

FMA B.V. zal in sommige gevallen persoonsgegevens delen met partijen waar zij mee samenwerkt. Dat zijn zogenaamde ’verwerkers’. Met die verwerkers heeft FMA B.V. overeenkomsten gesloten. Die dienen om te waarborgen dat die verwerkers (net zoals FMA B.V. zelf) zorgvuldig met die gegevens omgaan. Zo is die verwerker op grond van die overeenkomst bijvoorbeeld verplicht om te zorgen voor deugdelijke beveiliging, om vertrouwelijk met die gegevens om te gaan en om de gegevens te vernietigen.

FMA B.V. beoogt niet om persoonsgegevens te delen met andere partijen dan verwerkers. Zij voorziet hoogstens dat er, in een enkel geval, informatie gedeeld zal worden met (een andere) medewerker van de klant of met een partijen die in een directe relatie staan tot de klant.

Blijven de persoonsgegevens in Europa?

In dit kader wordt gesproken van de Europese Economische Ruimte (EER). Die bestaat uit de landen van de EU, aangevuld met Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Alle landen die daarbuiten vallen, gelden als een ‘derde land’. FMA B.V. geeft geen persoonsgegevens door aan derde landen. De persoonsgegevens blijven in beginsel dus in Europe. Als er in een uitzonderlijk geval toch sprake is van doorgifte aan een ‘derde land’ dan zal dat alleen gebeuren naar een land waarvan op Europees niveau uitdrukkelijk is vastgesteld dat daar een passend niveau van persoonsgegevens gewaarborgd is.

Hoe lang blijven de gegevens bewaard?

FMA B.V. bewaart de gegevens die door haar verzameld worden gedurende verschillende termijnen, afhankelijk van de categorie van gegevens en de wijze waarop die verzameld zijn. De precieze termijnen zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten dat FMA B.V. heeft opgesteld.

Bij de vaststelling van de toepasselijke termijnen is FMA B.V. allereerst uitgegaan van wettelijke (minimum) termijnen. Denk daarbij aan de wettelijke plicht om boekhoudkundige informatie te bewaren. Voorts heeft FMA B.V. waar mogelijk aansluiting gezocht bij de bewaartermijnen die zijn opgenomen in het Vrijstellingsbesluit Wbp. Zo geldt ten aanzien van de contactgegevens van de klant een bewaartermijn die loopt tot maximaal één jaar na beëindiging van de relatie tussen partijen. Ten slotte heeft FMA B.V. zich bij de vaststelling van de bewaartermijnen laten leiden door haar belangen en die van haar klanten. Zo kan het bijvoorbeeld voor beide partijen belangrijk zijn dat stukken waarin (nadere) afspraken zijn vastgelegd langer dan twee jaar bewaard blijven. Als dergelijke stukken (denk bijvoorbeeld aan mailcorrespondentie) persoonsgegevens bevatten, blijven die dan dus ook bewaard.

Ten aanzien van de gegevens die verzameld worden via de cookies op de website, gelden de bewaartermijnen zoals beschreven in het Cookie Statement (zie elders op deze website).

Is er bij FMA B.V. sprake van geautomatiseerde besluitvorming?

Er vindt bij FMA B.V. geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.

Privacy beleid voor sollicitanten

FMA vindt de privacy van haar sollicitanten belangrijk. Wanneer een sollicitant bijvoorbeeld solliciteert via onze eigen website www.fma.nl of via sollicteren@fma.nl verzamelt FMA informatie (curriculum vitae (CV), motivatiebrief en persoonsgegevens). Deze informatie wordt door FMA op een eerlijke en wettige wijze gebruikt. Dit betekent dat FMA deze informatie verzamelt en verwerkt conform de richtlijnen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Doeleinden

De sollicitant geeft met het verstrekken van deze informatie ondubbelzinnig toestemming aan FMA voor het verwerken van de verstrekte informatie ten behoeve van werving en selectie voor FMA en haar opdrachtgevers.

Met “verwerken” wordt bedoeld: het verzamelen, registreren, bewaren, overdragen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, bekendmaken door middel van verzending, verspreiding of op andere wijze, vergelijken, blokkeren, vernietigen en verwijderen.

Onze sollicitatieprocedure omvat:

• Communicatie met de sollicitant;
• Beoordelen van de juistheid van verstrekte informatie in het CV;
• Beoordelen van de geschiktheid van de sollicitant.

Gegevens die een medewerker dient aan te leveren voorafgaand aan of ten behoeve van indiensttreding vallen niet onder dit privacy statement.

Gegevens van sollicitanten

FMA verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of email. FMA verwerkt en verzamelt deze gegevens rechtstreeks via www.FMA.nl in ons CRM-systeem Carerix. Voorbeelden van deze gegevens zijn: contactgegevens van de sollicitant (naam, geslacht, adres, taal), de opleiding van de sollicitant en arbeidsverleden (vroegere werkgevers en referenties).

Openbaar maken van gegevens van sollicitanten

FMA kan bepaalde gegevens van sollicitanten delen met derde partijen die diensten van FMA afnemen. Bijvoorbeeld een opdrachtgever waar je als toekomstige medewerker gedetacheerd wordt. FMA verkoopt géén gegevens aan enige derde partij.

Het bewaren van gegevens van sollicitanten

FMA bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens de sollicitatieprocedure. Op grond van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming verwijdert FMA de gegevens van sollicitanten en alle identificerende kenmerken uit haar database (CRM Carerix) als volgt:

• Kandidaten zonder geldige grondslag om gegevens te bewaren – uiterlijk 4 weken na het beëindigen dan wel afronden van de sollicitatieprocedure.
• Kandidaten met geldige grondslag om gegevens te bewaren – 3 jaar na verkrijgen toestemming.

Mocht je, na afloop van de sollicitatieprocedure, jouw gegevens eerder verwijderd willen hebben, dan kun je een email sturen naar solliciteren@fma.nl. Jouw gegevens worden dan door ons verwijderd.

Beveiliging

FMA maakt gebruik van een aantal technische beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid van de gegevens van sollicitanten te waarborgen. De toegang tot gegevens van sollicitanten is beperkt tot personeelsleden van FMA die betrokken zijn bij de sollicitatie en detacheringsactiviteiten van FMA.

Wat moet ik nog meer weten?

1. Om een deugdelijk privacy beleid te kunnen voeren, heeft FMA B.V. een register opgesteld van alle manieren waarop zij persoonsgegevens verwerkt. Per verwerking zijn o.a. het doel, de grondslag en de bewaartermijn opgenomen. Wanneer je meent dat je met deze Privacy Statement onvoldoende bent voorgelicht, kun je verzoeken om inzage in dat register.
2. Ter bescherming van je persoonsgegevens heeft FMA B.V. passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Een omschrijving daarvan is ook opgenomen in het verwerkingsregister. FMA B.V. beoordeelt periodiek of deze maatregelen nog afdoende zijn.
3. Het privacy beleid van FMA B.V. ziet ook op zaken die los staan van haar relaties met haar klanten. Zo geldt er bijvoorbeeld ook een bewaartermijn voor gegevens van sollicitanten.
4. FMA B.V. zorgt ervoor dat al haar medewerkers bekend zijn met haar privacy beleid en dat zij ook doordrongen zijn van het belang daarvan. Alle werknemers zijn verplicht om persoonsgegevens geheim te houden.
5. Van tijd tot tijd zal het nodig zijn om dit Statement te wijzigen. FMA B.V. heeft het recht om dat te doen. Wij raden je aan om dit Statement af en toe te controleren op eventuele wijzigingen.

Welke rechten heb ik?

Volgens de wet ben je een ‘betrokkene’ en betrokkenen hebben een aantal concreet omschreven wettelijke rechten. Je kunt bij FMA B.V. een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van je gegevens. Als FMA B.V. je persoonsgegevens verwerkt op basis van jouw toestemming, kun je die toestemming op ieder moment weer intrekken. Voor al deze zaken en voor overige vragen kun je contact opnemen met:

FMA B.V.
Mevrouw A. van der Heeden
De Liesbosch 40
3439 LC Nieuwegein
030 – 287 51 20
info@fma.nl

FMA B.V. zal binnen een maand reageren op je bericht.

Als je meent dat FMA B.V. handelt in strijd met de geldende wet- en regelgeving over persoonsgegevens, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG).

Versie 1.1, dd 23-8-2018