Project Management Ondersteuner ( PMO) – Regio Utrecht

We zijn voor en namens onze opdrachtgever op zoek naar een ervaren PMO. Met als doel de ondersteuning van de digitale transitie van de organisatie naar een volledige cloud-omgeving tot een goed einde te brengen.

Gezien de hoeveelheid activiteiten in deze transitie is er binnen het ICT team behoefte aan ondersteuning, in de vorm van een zelfstandige PMO, passend in onderstaand profiel.


Hier ga je aan de slag

De organisatie, waar kom je terecht en wat ga je doen?;

Opdrachtgever, een zorginstelling met ruim 100 locaties verspreid over midden/noordelijk Nederland, ondersteunt ruim 3000 hulpbehoeftigen. Er wordt hulp geboden bij wonen, werken en leren om een zo zelfstandig mogelijk leven te leiden. Welzijn op passende wijze, op het werk, bij het wonen of in de vrije tijd. Daarbij krijgt ook jouw bijdrage direct een zinvolle betekenis.

Samen met 2.500 collega’s, stagiaires, vrijwilligers en zij-instromers zet opdrachtgever zich hiervoor in, ze hierbij behulpzaam te zijn.

In deze wereld krijgt technologie een steeds grotere rol. Opdrachtgever werkt aan innovatieve digitale oplossingen voor haar 2.300 collega’s in het hart van de organisatie, zodat zij met nog meer kwaliteit, plezier en aandacht hun werk kunnen doen.

Hieraan liggen complexe processen ten grondslag die zo optimaal mogelijk ingericht worden, gebaseerd op uitgangspunten, visie en strategie conform een reeds lopende Roadmap. Een zeer uitdagende Roadmap, een programma vol projecten. Onder leiding van een programmamanager en diverse projectleiders.

In de organisatie werkt je samen met een toegewijd en betrokken Project-team . En wel op het projectenbureau van de afdeling I&A. Onder leiding en toezicht van het hoofd I&A.

Op de afdeling I&A worden alle projecten met een I&A component ondergebracht en begeleid door daartoe bevoegde managers. Deze afdeling bestaat in totaal uit ongeveer 30 collega’s, onderverdeeld in disciplines, of teams. Ieder onder leiding van een manager.

Op de afdeling I&A kun je rekenen op je collega’s die klaarstaan om je te helpen. Collega’s die niet alleen voor goede resultaten gaan, maar ook voor lol en plezier tijdens het werk. Daar krijg je energie van, en dat merk je op de werkvloer.

Dit ga je doen

Plannen is jouw tweede natuur! Structuur zit je in het bloed. Gewoon goed? Niet voor jou, jij gaat voor perfect en zorgt voor de verbinding met elkaar! Als PMO ben je een talentvolle, ervaren facilitator van het komend digitaliseringsproject. De moderne werkplek .Je wordt blij van het maken van planningen, analyseren van gegevens en het verwerken hiervan in rapportages en presentaties. Je weet verschillende tools snel eigen te maken, bent ambitieus en leergierig.

Als het gaat om de voortgang van een project, kun jij op elk moment van de dag met een update op de proppen komen. Je neemt de projectleiders, programma- en teammanagers niet alleen veel werk uit handen, je attendeert deze ook proactief op zaken als vertragingen of als er problemen (dreigen te) ontstaan. Je voelt je als een vis in het water binnen het team en dealt sociaalvaardig en discreet met verschillende stakeholders. Verandert er plotseling iets? Geen probleem, jij kan goed tegen stress en schakelt snel.


Wat ga je nu doen?

Samen met een enthousiast team van projectleiders werk je als PMO aan de laatste projectfase uit de Roadmap

Jij helpt het team vooruit via een afwisselend en interessant takenpakket vol sessies.

Het te ondersteunen project zorgt voor de uitrol van de nieuwe fysieke en digitale werkplek binnen de organisatie en haar locaties.

Om dit te realiseren wordt op dit moment de laatste hand aan de techniek gelegd en door middel van pilots getest. Na akkoord van deze pilots wordt de digitale werkplek uitgerold (onboarden genaamd) naar de gebruikers van de gehele organisatie (ongeveer 2500 medewerkers)

Om dit proces goed te gaan organiseren is er behoefte een goede ondersteunende PMO.


Met als belangrijkste werkzaamheden;

  • Het plannen, voorbereiden, organiseren en uitnodigen voor alle komende onboardingssessies in samenspraak met de organisatieleden en het project;
  • Vastleggen en bijhouden van aanwezigheden van de sessies, zo nodig bij afwezigheden hiervoor aparte veegsessies inplannen en organiseren;
  • Assistentie van de programma- en projectmanagers bij het opstellen van de programma- en projectplanningen en het bewaken daarvan;
  • Het verzamelen van voortgangsoverzichten en het signaleren, analyseren en rapporteren van afwijkingen t.a.v. het kwaliteitsmanagement voor de projecten/programma’s in de Roadmap;
  • Het inbedden van het issue- en risicomanagementproces binnen het project, waaronder wordt verstaan het begeleiden van risicoanalyse en het registreren/bewaken van issues en risico’s conform vastgestelde criteria uit de Roadmap

Voor alle betrokkenen ben je hét aanspreekpunt en vraagbaak voor de uitvoering van hun werkzaamheden tijdens de duur van het onboarden.

Je plant afspraken, organiseert en notuleert vergaderingen, de sessies en bijeenkomsten en zorgt voor de logistieke afhandeling ervan. (bijv. verzorgen van vergaderstukken, evt catering en het aanmelden van de sessieleden). Ook denk je mee over de werkprocessen. Zorg je voor (centrale) project archivering in de Roadmap met inachtneming van de richtlijnen hiervoor.

Als PMO ben jij onmisbaar voor de projectteams! Je ondersteunt de programmamanager, Hoofd I&A, projectleiders en productowners. Je bent op de hoogte van alle relevante projectactiviteiten, stelt agenda’s en legt belangrijke acties en besluiten vast. Ook ondersteuning op het gebied van communicatie (bijvoorbeeld door het verzenden van informatieve mailings), en het verzorgen van projectoverzichten behoren tot je takenpakket.

Uiteraard heb je hierbij jouw oren en ogen altijd open, signaleer je mogelijke knelpunten en doe je proactief voorstellen ter verbetering. Jij weet wat er nodig is en zorgt dat alles tijdig beschikbaar is op de juiste locatie. Je hebt dan ook een uitdagende baan, in een dynamische omgeving met een flinke verantwoordelijkheid.

Dit breng je mee

Wat breng je zoal mee, aan kennis en ervaring?

  • Je hebt een HBO werk- en denkniveau. Indien afgeronde vooropleidingen, voorkeur bedrijfskundige variant, facilitair management of vergelijkbaar;
  • Je hebt kennis en ervaring met projectmanagement en projectadministraties en bent in staat tot het zelfstandig opstellen, bijhouden en bewaken ervan zoals (deel)projectplanningen, actielijsten met voortgangsrapportages;
  • Je kan projectvergaderingen ,bijeenkomsten en sessies met betrokkenen organiseren, voorbereiden en notuleren, zowel fysiek als online.;
  • Je kan overzicht bewaren en processen structureren, bijvoorbeeld de in- en uitgaande documentenstroom en de afstemming tussen projecten;
  • Je hebt voldoende beheersing van Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Word, Excel en PowerPoint, met daarnaast aantoonbare ervaring MS-Projects en natuurlijkTeams;
  • Je kan goed (online) samenwerken, pakt zaken proactief op, je bent leergierig en oplossingsgericht;
  • Je bent een kei in het inplannen van complexe sessie afspraken en bewaakt de haalbaarheid daarvan;
  • Aantoonbare werkervaring als PMO van projecten binnen grote (1000+) organisaties. Digitaliseringsprojecten pre;
  • Aantoonbare werkervaring met het inbedden van het issue- en risicomanagementproces, binnen de Roadmap;
  • Aantoonbare werkervaring met projectmanagementsoftware MS-project. Maar methodieken als Prince/Itil zijn mooi meegenomen;
  • Agile/Scrum manier van werken; ook mooi meegenomen.


En aan competenties breng je mee;

  • Je werkt zelfstandig, resultaatgericht, gestructureerd, proactief en je wordt graag uitgedaagd.
  • Je communiceert uitstekend in woord en geschrift, je bent gedreven, een bruggenbouwer die draagvlak weet te creëren en te houden.
  • Je werkt goed in teamverband, ook remote.
  • Je bent tactisch, sensitief en in staat anderen te motiveren en overtuigen.
  • Planmatig werken, werken met deadlines gaat je goed af, je kunt goed prioriteiten stellen.
  • Je bent besluitvaardig en je kunt anderen ondersteunen in het nemen van besluiten.
  • Met belangentegenstellingen kun je op een evenwichtige wijze omgaan.
  • Je bent flexibel, stressbestendig en je hebt geen 9 tot 5 instelling.
  • Wat krijg je ervoor terug?
  • Een betekenisvolle, zinvolle, afwisselende en uitdagende invulling van werkzaamheden in een omgeving waarin de zorg centraal staat;
  • En waar je met jouw vragen altijd terecht kan bij collega’s.

Werken bij deze opdrachtgever betekent werken met leuke en behulpzame collega’s. Samen maken jouw collega’s die prettige en uitdagende werkomgeving waarin jij in staat wordt gesteld om het beste uit jezelf te halen. Hiervoor krijg je alle ruimte om via eigen initiatieven collega’s te ondersteunen

Meer weten?

Henk Hak 030 287 51 20

Solliciteren